Chez SPM Services, nous mettons le professionnalisme au cœur de nos processus. Par ailleurs, répondre au téléphone de manière professionnelle est une compétence essentielle pour tout employé en contact avec les clients ou les partenaires commerciaux. Un bon accueil téléphonique peut avoir un impact significatif sur la perception de votre entreprise par les clients. C’est dans ce cadre que nous prêtons grandement attention au traitement des appels. Dans cet article, nous allons vous donner quelques conseils pour gérer les appels téléphoniques professionnels.
Se préparer en amont
Avant de répondre au téléphone, il est nécessaire de prendre quelques instants pour se préparer. Une fois confortablement installé, il faut garder une attitude positive. Enfin, il faut s’assurer d’avoir tous les outils nécessaires, ainsi que les informations sur l’historique du client.
Répondre rapidement
Il est important de répondre rapidement au téléphone. Le temps d’attente peut être frustrant pour les appelants et peut donner une impression négative de votre entreprise. Chez SPM Services, le taux de décroché est de 92%, et le taux de décroché en moins de 20 secondes est de 85%.
Se présenter
Lorsque l’on décroche le téléphone, il faut se présenter soi-même, ainsi que son entreprise. Par exemple, « Bonjour, vous êtes bien en communication avec Sarah Dupont, assistante administrative chez ABC Entreprises ».
Être courtois
Il faut être courtois tout au long de l’appel, même lorsque l’on est confronté à un appelant difficile. Par conséquent, il faut utiliser un ton de voix calme et professionnel, tout en évitant d’utiliser des termes familiers ou des expressions informelles.
Ecouter attentivement
Écouter attentivement ce que l’appelant a à dire, c’est la première chose à faire. Il faut donc poser des questions pour clarifier si nécessaire, et répéter les informations importantes pour s’assurer de bien les comprendre.
Prendre des notes
Prendre des notes pendant l’appel permet de ne rien oublier. Noter les informations importantes telles que le nom de l’appelant, l’objet de l’appel, les dates et les heures importantes, permet également d’alimenter son CRM et de conserver des informations clé sur le client, qui pourront être utiles lors d’un prochain appel.
Rester professionnel
Rester professionnel tout au long de l’appel est essentiel. Lorsque l’on ne peut pas résoudre le problème de l’appelant, il faut s’assurer de le transférer à la personne appropriée.
Conclure l’appel
Une fois répondu à la demande de l’appelant, il faut conclure l’appel de manière professionnelle. Remercier l’appelant pour son appel et offrir toute l’assistance dont il a besoin permet de construire des relations durables.
En conclusion, répondre au téléphone de manière professionnelle est une compétence essentielle pour le bon fonctionnement des entreprises. Avec SPM Services, confiez la gestion de vos appels téléphoniques en toute sérénité grâce à une équipe formée aux exigences de votre métier.
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