L’externalisation est un processus par lequel une société décide de confier une activité ou une fonction précise initialement traitée par son personnel en interne à un prestataire externe. Dans la plupart des cas, les prestataires extérieurs offrant des services d’externalisation sont des spécialistes dans leur domaine. Ils sont ainsi en mesure d’apporter une excellente valeur ajoutée à l’entreprise qui les contacte. Découvrez les étapes qui constituent un processus d’externalisation !
Définir ses besoins pour l’externalisation
C’est la première étape de l’externalisation, elle est déterminante pour la réussite de l’opération. Le chef d’entreprise qui externalise doit prendre du recul tout en faisant le point sur le fonctionnement de son entreprise. Il cible toutes les activités qui font partie intégrante du cœur de métier de la société. Ces dernières doivent être séparées des tâches secondaires, celles pouvant être confiées sans réduire la productivité même du personnel. Il peut être important de se poser les bonnes questions. Le chef d’entreprise peut se poser des questions sur les activités qui ne sont pas rentables et celles chronophages en personnel et en temps.
Une sérieuse analyse des résultats de l’entreprise qui externalise s’impose dans ce cas. Il faudra également cibler ses attentes vis-à-vis du prestataire extérieur. Le chef d’entreprise peut veiller à l’élaboration d’un cahier des charges ou d’une fiche de mission pour la cause.
Choisir le bon prestataire pour l’externalisation
La deuxième grande étape consiste à opter pour le prestataire idéal. Il doit s’agir d’un prestataire de confiance pour établir une relation optimale. Le chef d’entreprise doit également veiller à ce que ses critères d’exigence relatifs à la qualité de travail soient en harmonie avec le mode de fonctionnement du prestataire.
Il faudra considérer le prix, mais il ne doit pas être le seul élément déterminant du choix. En réalité, plusieurs prestataires externes peuvent proposer un prix alléchant tout en fournissant un service peu fiable. Ce n’est pas pour autant que le chef d’entreprise doit opter pour un professionnel proposant un prix exorbitant. Une comparaison de plusieurs offres semble être l’une des meilleures options pour dénicher le bon prestataire au bon tarif.
Le chef d’entreprise doit prendre le temps d’analyser le degré de satisfaction des anciens clients du prestataire externe. Lire les témoignages et commentaires des internautes peut fournir des informations clés sur la bonne foi et la qualité des services du prestataire.
S’adapter en interne aux changements entrainés par l’outsourcing
Lorsque les services seront externalisés, des changements majeurs se remarqueront dès les premiers instants au sein même de l’entreprise. Le mode de fonctionnement de chaque collaborateur doit désormais correspondre à ce nouveau style de gestion.
Le chef d’entreprise peut, avant même que l’externalisation soit effective, repartager les tâches relatives au cœur de métier de la société à ses collaborateurs.
Se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise
Les tâches secondaires étant externalisées, c’est le moment de mettre à profit le gain de temps découlant de cette solution pour recentrer la société sur les activités les plus importantes. Le personnel libre suite à l’externalisation de certains services recevra de nouvelles missions. Dans certains cas, il faudra former le personnel disponible pour le rendre plus productif.
Pour aller plus loin, découvrez : Qu’est-ce que l’outsourcing?
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